صفحه ورود به سیستم اتوماسیون گردش مکاتبات

صفحه اول: صفحه اول سیستم اتوماسیون گردش مکاتبات: مروری اجمالی بر حجم مکاتبات جاری به تفکیک سمت های سازمانی کاربر در این صفحه اراپه می گردد. همچنین اظلاعات مربوط به یادآوری نامه ها در این صفحه نمایش داده می شود.

کارتابل: گزارشی از نامه های رسیده در این صفحه به همراه مجموعه اطلاعات کاربردی نامه با دو فرمت متنی و تصویری برای کاربران نمایش داده می شود.

نامه اسکن شده: نامه اسکن شده نمایش نامه ها با تصویر اسکن شده: تصاویر نامه هاذ بدون نیاز به نصب هیچ برنامه جانبی و یا ActiveX بر روی کامپیوتر کاربران نمایش داده می شود. مروری اجمالی بر اطلاعات کلیدی در قسمت پایین نمایش داده می شود.

مشخصات نامه: در این صفحه اطلاعات تفصیلی از مشخصات نامه نمایش داده می شود.

پیوست به نامه: پیوست انواع فایل با انواع فرمتها در ابتدای ایجاد نامه یا در حین گردش امکان پذیر است.

نامه جدید: کاربران قادرند نامه های جدید خود را با استفاده از فرمت نامه تایپی و یا نامه اسکن شده که بصورت پیش فرض در سیستم وجود دارد و یا الگوهای تعریف شده سازمانی یا شخصی ایجاد کنند. همچنین نامه ها در این قسمت به دو دسته نامه غیر ثبتی و یا درون سازمانی و نامه های صادرهه و یا برون سازمانی تقسیم می شوند.

ویرایشگر متن: کاربران قادرند با استفاده از ویرایشگر متن سیستم و بدون نیاز به نصب هیچگونه برنامه جانبی و یا ActiveX نسبت به ایجاد و ویرایش نامه با انواع ابزارهای فرمت مورد نیاز، اقدام نمایند.

ثبت نامه در دبیرخانه: ثبت نامه در دبیرخانه: ثبت انواع نامه اعم از وارده و صادره که بصورت کاغذی به دبیرخانه می رسند در این قسمت امکانپذیر است. همچنین در قسمت کارتابل دبیرخانه، نامه هایی که در قالب الکترونیکی به دبیرخانه رسیده است خواه توسط کاربران سازمان ایجاد و تایید شده باشد و خواهاز سایر دبیرخانه ها به دبیرخانه ارجاع شده باشد، مشاهده و نسبت به ثبت و ارجاع انها اقدام میشود.

دسترسی ها: دسترسی کاربران در سیستم با استفاده از گروههای دسترسی که در این قسمت تعریف می گردد تعیین می شود. گروههای دسترسی تعریف شده در زمان قرارگیری کاربر در چارت سازمانی به وی انتساب داده می شود.

چارت سازمانی چارت سازمانی در این قسمت تعریف و ویرایش می شود. توجه بهه این نکته ضروری است که مکاتبات در سیستم نه بر اساس کاربر که بر اساس نقشهای سازمانی مدیریت می شود. می توان یک کاربر را در چند موقعیت اتز چارت با سمتهای مختلف و گروه دسترسی متناسب با آن سمت قرار داد.